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¿Qué es el formulario W-8BEN y por qué te lo pide Amazon?
Si has llegado hasta aquí, seguramente eres autor independiente o editor y te has topado con una palabra que genera más dudas que confianza: W-8BEN. Y si eres como muchos de los escritores con los que trabajo, probablemente te estás preguntando si esto es obligatorio, si no te van a pagar tus regalías o si estás metiéndote en un lío fiscal internacional.
La buena noticia es que no es tan complicado como parece. La mala es que si no lo rellenas, Amazon te retendrá automáticamente un 30% de todas tus regalías. Este formulario existe porque Amazon es una empresa estadounidense de auto publicación de libros (entre otras cosas), y por ley debe informar y retener impuestos a extranjeros… a menos que declares lo contrario.
El miedo de muchos autores: “¿No podré cobrar?”
Una de las frases que más escucho es: “¿Qué pasa si no lo relleno? ¿No podré cobrar?” Tranquilidad: Amazon no bloquea tus pagos. Pero sí aplicará la retención máxima del 30% sobre lo que generes en Amazon.com (la tienda de EE.UU.). Es decir, si vendes un libro a 10€ y ganas 3€ de regalía, te quedarás con solo 2,10€.
Qué significa “retención del 30%” en EE.UU.
Ese porcentaje es una retención de IRPF que el gobierno estadounidense aplica por defecto a cualquier persona extranjera que obtenga ingresos desde su territorio, salvo que se demuestre lo contrario.
Amazon y el tratado fiscal con España (u otros países)
Si vives en España (u otro país con tratado fiscal con EE.UU.), puedes reducir esa retención al 5%, 10% o incluso al 0%, dependiendo del caso. Para eso sirve el W-8BEN: para decirle a Amazon (y a EE.UU.) que tú ya tributas en tu país y acogerte al tratado.
¿Quién tiene que completar el formulario W-8BEN?
Esta es una de las grandes dudas, incluso mías como editor. Cuando intenté ayudar a un autor con el trámite, me di cuenta de algo clave: es un formulario personal, y solo el autor puede completarlo (aunque tú como editor puedes guiarlo).
Autores, editores, vendedores… ¿quién lo rellena?
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Si vendes libros como autor autopublicado, el formulario es para ti.
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Si estás en Amazon KDP con tus datos personales o como empresa, también debes hacerlo.
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Si vendes productos físicos en Amazon (no libros), usarás otro tipo de formulario, pero también tendrás que declarar.
¿Puede un editor hacerlo por el autor?
No. Ni aunque el editor gestione la cuenta. El W-8BEN requiere información fiscal personal: nombre legal, país de residencia, número de identificación fiscal… Solo el titular de la cuenta puede firmar digitalmente.
Lo que pasa si NO lo completas
Amazon aplicará automáticamente el 30% de retención sobre cualquier ingreso que venga desde EE.UU. Y no hay forma de recuperarlo más adelante. En otras palabras: es dinero que pierdes.
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Cómo rellenar el W-8BEN paso a paso en Amazon
Una vez que accedes a tu cuenta de KDP, verás una opción que dice “Entrevista fiscal” en la sección de configuración de pagos. Ahí empieza todo.
Dónde está la “entrevista fiscal” en tu cuenta
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Inicia sesión en Amazon KDP
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Ve a “Cuenta” > “Información tributaria”.
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Haz clic en “Entrevista fiscal” o “Tax Interview”.
Datos que vas a necesitar
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Tu nombre completo (tal como aparece en tus documentos).
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País de residencia fiscal.
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Tu número de identificación fiscal (NIF, NIE o similar).
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Dirección completa.
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Firma digital (escribiendo tu nombre como aparece en tu documento).
Trucos para no equivocarte (experiencia de otros autores)
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Marca que NO eres ciudadano estadounidense.
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Asegúrate de usar tu NIF español como identificación fiscal.
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Cuando te pregunte si quieres acogerte al tratado fiscal con EE.UU., di que sí.
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Selecciona “España” como país con tratado fiscal y verás automáticamente que la retención baja del 30% al 5%.
¿Pagas impuestos dos veces? (spoiler: no)
Una duda legítima que surge es: “Si ya declaro mis ingresos en España, ¿por qué tengo que rellenar esto?”
Qué hace el tratado fiscal entre España y EE.UU.
Los tratados fiscales existen para evitar la doble imposición. En este caso, rellenar el W-8BEN le indica a Amazon y al IRS (Hacienda estadounidense) que ya tributas en España, por lo tanto no hace falta retener el 30%.
Cómo declarar tus ingresos en tu país sin problemas
Aunque Amazon te retenga solo el 5%, igual tienes que declarar esos ingresos en España (como autónomo, profesional, etc.). El W-8BEN no te exime de tus obligaciones fiscales locales, solo te evita una penalización innecesaria desde EE.UU.
Conclusión: lo que recomiendo a mis autores (y por qué)
Hazlo una vez, evita dolores de cabeza
El W-8BEN se completa una vez y dura varios años (hasta que tus datos cambien o Amazon te lo pida de nuevo). En menos de 10 minutos, te ahorras mucho dinero y muchas dudas.
Cómo acompañar a tus autores como editor (aunque no lo completes tú)
Como editor, me encontré muchas veces bloqueado porque no podía hacer el trámite por ellos. Pero descubrí que lo más valioso que puedo ofrecer es orientación clara y simplificada. Explicar para qué sirve, por qué es importante y cómo hacerlo sin miedo ni pánico fiscal.
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Preguntas frecuentes que recibo como editor
¿Qué pasa si ya pago impuestos aquí?
Perfecto, eso no cambia. El formulario simplemente evita la doble imposición internacional.
¿Puedo dejarlo en blanco y ver qué pasa?
Sí, pero perderás un 30% de tus regalías. No vale la pena.
¿Y si vivo en otro país?
La lógica es la misma: si tu país tiene tratado fiscal con EE.UU., puedes acogerte y pagar menos. Si no, te toca el 30%.